Нотариальная контора Остапенко Е.К.


ул.Торжковская, д.5

(метро Чёрная Речка)

(812) 380-82-15
(812) 606-10-82
(812) 496-00-40

notaru@list.ru
ostapenko@notaru.spb.ru

ГРАФИК РАБОТЫ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ
понедельник - пятница с 9:30 до 19:00
(прием документов до 18:30)
суббота с 10:00 до 16:00
воскресенье с 10:00 до 16:00

Делопроизводство в нотариате

В соответствии со ст. 9 Основ Законодательства о нотариате, нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусом в соответствии с правилами, утвержденными Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной к палатой.

Все нотариальное делопроизводство можно разделить на три части:

1. делопроизводство в нотариальной конторе (хранение документов, составление номенклатуры, формирование дел, регистрация документов);

2. ведение реестров;

3. заполнение нотариальных свидетельств

У нас нет современного законодательства, регулирующего делопроизводство в нотариальной конторе.

На сегодняшний день нотариусы должны руководствоваться следующими нормативными документами:

- Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР от 19 августа 1976 г. № 32. Содержит указания о порядке формирования нарядов, ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции, книг учета наследственных дел.

- Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов, учерждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов. Одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979г.

- Примерная номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы. Утверждена Министерством юстиции РСФСР 8 января 1982 г. Издана на основании вышеуказанного перечня документов, содержит указания о сроках хранения документов.

- Методические указания по составлению индивидуальных номенклатур дел на основе примерных номенклатур дел органов, учреждений юстиции и судов Российской Федерации.

- Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах от 07 июля 1993 года.

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ от 24 июня 1992 года (утратила силу).

Примерная номенклатура дел и Инструкция по делопроизводству изданы в соответствии со стандартами ведения документов, утвержденных Главным архивным управлением. В случае несоблюдения указанных стандартов Госархив отказывает в приеме документов на хранение.

При оформлении необходимо руководствоваться следующими правилами группировки документов в соответствии с требованиями Главного архивного управления:

1. все дела должны помещаться документы только за один календарный год;

2. нельзя помещать в одно дело документы с различными сроками хранения, так как они должны группироваться раздельно;

3. объем формируемого дела не должен превышать 250 листов (3-4 см высоты). При большем количестве листов дело формируется из нескольких томов (частей) под одним и тем же индексом, но с указанием номера тома;

4. на обложке каждого дела должны быть указаны:

- название организации (отдел юстиции, нотариальная контора и т.д.);

- название структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел (01-02)

- заголовок дела, который переносится из номенклатуры дел структурного подразделения без каких-либо изменений и сокращений;

- дата (год дела; для приказов, решений коллегий, протоколов заседаний на обложку выносятся крайние даты и номера документов, включенных в дело);

- срок хранения (для дел временного хранения) или «хранить постоянно» (для дел постоянного хранения).

В Государственный архив сдаются только дела постоянного хранения и временного свыше 10 лет хранения. Нотариусы обязаны иметь отдельные описи дел постоянного хранения и описи дел временного хранения. Постоянно в нотариальной конторе хранятся реестры для регистрации нотариальных действий, сводная номенклатура дел, описи дел постоянного хранения.

Сроки хранения документов определяются исходя из Перечня документов Министерства юстиции СССР с указанием срока их хранения (сокращенно – ПМЮ). К некоторым статьям сделана отметка ЭПК (срок хранения этих документов будет определен экспертно-проверочной Комиссией архивного органа).

Примерная номенклатура издана в 1982 году и не может соответствовать современным потребностям нотариата в сфере делопроизводства. Это обстоятельство нотариусы должны учитывать в своей деятельности. В частности, вопрос об уничтожении документов, на основании которых совершены сделки, не может быть решен нотариусами самостоятельно без согласования с Нотариальной палатой, поскольку новый Гражданский кодекс увеличил срок исковой давности до 10 лет. Возможно, при разработке Министерством юстиции новой примерной номенклатуры все вопросы будут разрешены с учетом действующего законодательства.

/Нотариус Санкт-Петербурга Богданова Н.Д./